Weg met het papier : Documentmanagement met Evernote
In een vorige post, schreef ik over de mogelijkheid om Evernote te gebruiken als CRM. In deze post ga ik in op de mogelijkheden om Evernote in te zetten als Documentmanagementsysteem (DMS). Daar is Evernote zo mogelijk nog geschikter voor.
Evernote is bij uitstek geschikt om documenten in te bewaren én snel in te kunnen opzoeken. Alles wat je hiervoor gebruikte als archiefmiddel kan overboord. Mappen, ordners, netwerkschijven of wat voor opslagmedia dan ook. Evernote vervangt dit allemaal.
Verschillende manieren
Net als bij het gebruik van Evernote als CRM zijn er verschillende manieren waarop je Evernote kunt gebruiken als DMS. Denk dus vooraf goed na wat voor jou de handigste manier is. De mogelijkheden in Evernote zijn echt groot. Ik stip in deze post een paar eenvoudige en voor de handliggende mogelijkheden aan. En ook nu ga ik niet in op wat het beste in het gebruik is. Notities, notitieboeken of tags. Dat doe ik nog wel eens op een ander moment. Dat blijft immers een boeiende, maar meer existentiële polemiek.
Notitieboeken als dossier
Je kunt in Evernote notitieboeken gebruiken als mappen om documenten in te verzamelen. Als je dat zo gewend bent door jarenlang gebruik van digitale mappen op een PC, dan kun je die mappenstructuur gebruiken voor notitieboeken in Evernote. En dan maak je van elk document dat je in dat betreffende notitieboek opslaat een aparte notitie. Bedenk wel dat in het gratis Basic-abonnement je maximaal 250 notitieboeken kunt maken.
Notitie als dossier
In mijn eigen werkwijze gebruik ik een notitie als een “dossier”. Een digitale map. Ten eerste kun je er daar 100.000 van aanmaken. Ook in het Basic-account van Evernote. Naast het feit dat je gewoon platte tekst in een notitie kunt opnemen, kun je ook documenten in zo’n notitie uploaden. Dat kunnen Word-documenten zijn, maar ook PDF’s. Je kunt ook foto’s opnemen in de notitie. In het gratis Basic-account van Evernote kun je 25 MB aan bestanden in een notitie zetten. In het Premium-account kun je voor 200 mb uploaden in een notitie.
Metadata
In Evernote kun je een notitie voorzien van metadata: extra kenmerken, naast de titel, waardoor je de notitie later makkelijker kunt opzoeken. Metadata van een notitie (of een notitieboek) in Evernote zijn: De datum waarop de notitie is aangemaakt, de datum waarop de notitie is bijgewerkt, de locatie (met een geotag), één of meer zelf te bedenken tags (labels). Juist deze metadata maken Evernote erg geschikt voor documentenbeheer. Je kunt notities over heztelfde onderwerp groeperen, maar ook ontsluiten met behulp van tags. Je kunt meerdere tags aan een notitie hangen. Dat maakt de tag net even wat flexibeler in het gebruik dan een notitieboek. Maar dat laatste is een persoonlijke voorkeur. De mogelijkheden om je archief in Evernote slim doorzoekbaar te maken zijn hierdoor vrijwel onbeperkt. Je kunt bijvoorbeeld in de notitie zelf nog sleutelwoorden zetten, want Evernote zoekt full-text. En ook op woorden in bestanden die je in de notitie ge-upload hebt.
Notitielinks
En we hebben nog meer moois in Evernote dat te gebruiken is voor het opzetten van een digitaal archief. Elke notitie in Evernote heeft een eigen notitiekoppeling, die je als link in een andere notitie kunt zetten. Zo kun je notities direct aan elkaar koppelen. Daardoor kun je een mooie, samenhangende en kwalitatief goede informatieverzameling opbouwen en beheren.
