Gebruik Evernote als CRM
In een vorige post heb ik het gehad over de verschillende functies waarvoor we Evernote kunnen gebruiken. Je kunt deze post hier nog eens teruglezen. Een ervan is het gebruik van Evernote als Customer Relation Managementsysteem (CRM). Voor veel bedrijven, freelancers en ZZP’ers is een CRM van groot belang. Een echt CRM is vaak erg kostbaar. Gelukkig kun je met Evernote je eigen CRM bouwen. En dat kan zelfs op verschillende manieren.
Op twee manieren
Aangezien ik me in deze post niet wil mengen in de typische Evernotediscussie tussen het gebruik van notitieboeken of het gebruik van tags, stip ik twee mogelijkheden aan voor het aanleggen van een CRM-systeem in Evernote. Eentje gebaseerd op het werken met notitieboeken en een manier die geen gebruik maakt van notitieboeken.
Via notitieboeken
Voor mensen die in Evernote liever met notitieboeken, stapels en notities werken zou je per zakelijke relatie een notitieboek aan kunnen maken. Je kunt dan de contacten die je met dat bedrijf hebt, vastleggen in afzonderlijke notities. Ook offertes of facturen leg je vast in afzonderlijke notities. Feitelijk werkt dit een klein beetje als de mappenstructuur in je Windows-Verkenner of Mac-Finder.
Via notities
Evernote biedt ook functionaliteit waarmee je op een andere manier een CRM kunt bouwen. Ik ben zelf wat terughoudend in het gebruik van notitieboeken. Voor mij schuilt daar het gevaar in dat ik in no time een groot aantal notitieboeken heb. Evernote biedt een uitstekende zoekfunctie – vooral als je een premiumabonnement hebt – en je kunt met saved searches je meest voorkomende zoekopdrachten ook bewaren en een prominente plek in je navigatiemenu (de zijbalk in Evernote) geven. Dat maakt de noodzaak voor ordening via notitieboeken minder groot.
Daarom werk ik met het notitieboek CRM. En ik leg per zakelijk contact 1 enkele notitie aan waarin ik alles bewaar. Hoe doe ik dat?
Maak een sjabloon aan
Ten eerste heb ik een sjabloon-notitie gemaakt die ik voor elk zakelijk contact gebruik. Evernote biedt sinds 2018 de functionaliteit om zelf sjablonen aan te maken. Heel erg handig. Daarin leg ik een aantal redelijk statische gegevens over de zakelijke relatie vast.
Vervolgens werk ik met Evernote gewoon op de manier die ik gewend was. Dus voor elke offerte of voor elke factuur maak ik gewoon een losse notitie aan. Ik geef er een goede onderwerpsbeschrijving aan en enkele tags die de terugvindbaarheid verder vergroten. En ik sla de notitie gewoon op in mijn grote verzamelnotitieboek.
Maak een kopieerbare link
En nu komt de truc. Ik maak van elke notitie die betrekking heeft op een van mijn zakelijke contacten een zogenaamde kopieerbare link en die plak in de notitie van dat zakelijke contact in mijn CRM-notitieboek. Je maakt dus eenmalig een sjabloon aan van elke relatie en per notitie die je over deze relatie aanlegt, maak je een kopieerbare link voor je CRM-notitieboek. Een hele kleine inspanning waarmee je je een enorme investering in een echt CRM-systeem bespaart.
Je eigen CRM
Zo heb ik in 1 notitie een overzicht van de vaste gegevens van de relatie, mijn contacten die ik gehad heb en de documenten en notities die van toepassing zijn op deze relatie. Of het nu mijn openstaande offertes zijn of de facturen die ik heb ontvangen. En de uitstaande offertes kun je gemakkelijk bewaken met de “herinneringsoptie” in Evernote.
Natuurlijk heb je zo niet alle functionaliteiten die je in een echt CRM hebt, maar ik durf te stellen dat een ZZP’er of kleine zelfstandige ruimschoots uit de voeten kan met Evernote als CRM. Doe er je voordel mee!
