Tags in Evernote

Al sinds het einde van de 19e eeuw worstelen we met het toegankelijk maken van documenten. We hebben dat gedaan met behulp van (numerieke classificatiecodes (bijvoorbeeld de UDC) en met behulp van gecontroleerde en vrije (trefwoord)systemen. Sinds de opkomst van internet in de jaren ’90 van de vorige eeuw zijn als eerste de numerieke classificatiecodes buiten gebruik gesteld. Immers, een hele belangrijke functie van dit soort codes was, naast het inhoudelijk ontsluiten van een document, de fysieke plaatsingsfunctie. Met andere woorden, aan de hand van de code wist je waar het fysieke document zich bevond!

Ook de functie, nut en noodzaak van de woordsystemen kwam onder druk te staan met de opkomst van internet.

Met de bekende zoekmachines die eindjaren negentig opkwamen, werd het vrije-tekst-zoeken een stuk makkelijker! Toch verdween het woordsysteem als middel om informatie te ontsluiten niet. Het ontwikkelde zich juist door. Trefwoorden werden “tags”. Letterlijk vertaald: label (ook Engels trouwens) of etiket. In grote lijnen heeft de tag dezelfde functie als het trefwoord van weleer. De tag geeft (aanvullende) informatie over de inhoud van een bestand of document en is in deze vorm van enorme toegevoegde waarde. Dankzij sociale netwerksites als Facebook kreeg de tag zijn tweede leven! Maar niet alleen in sociale netwerksites bewijzen de tags hun nut. Ook bij een productiviteitsapplicatie als Evernote zijn tags geweldige instrumenten om informatie te ontsluiten.

Initieel is Evernote begonnen als een notitie-app. Daar zijn er meer van, maar wat mij betreft is Evernote haar notitie-app-concurrenten van het eerste uur ontgroeid. Evernote ontwikkelde door. In een rap tempo. Het werd meer dan alleen notities maken. Het werd snel meer dan alleen het werkgeheugen van een persoon of organisatie. En het is heel veel meer dan een to-do-app! Functionaliteiten die Evernote allemaal in zich heeft. En door de integratie met mail- en webapplicaties kun je met Evernote je privé-leven perfect organiseren. Daarnaast kan Evernote voor bedrijven de backbone voor de totale bedrijfsvoering zijn en de broedplaats voor nieuwe ideeën!

Voor de ontsluiting en ordening van je content in Evernote kent Evernote verschillende instrumenten. In hiërarchisch perspectief kun je een verzameling notities ordenen in een notitieboek. Een verzameling notitieboeken kun je onderbrengen in een stapel. En aan je losse notities kun je tags koppelen. Met deze set aan instrumenten is het heel goed mogelijk om de in sommige gevallen enorme hoeveelheid aan content gebruikersvriendelijk en snel te ontsluiten. Afhankelijk van de hoeveelheid content kun je “spelen” met stapels, notitieboeken en tags om al je informatie te ordenen en ontsluiten.

Het mooie is dat in tegenstelling tot de thesauri en woordsystemen van vroeger er geen formele regels zijn over de wijze waarop tags gebruikt moeten worden. Dat kan geheel naar eigen inzicht en wat het beste bij jou of je bedrijf past. Geen regels die voorschrijven dat je elke tag met een hoofdletter moet beginnen of in meervoud moet opschrijven. Vind je tags in enkelvoud prettiger? Gewoon doen! Alles in kleine letters? Lekker doen!

In een volgende blog zal ik in gaan op de manier waarop ikzelf tags, notitieboeken en stapels gebruik in Evernote.