Het OBTF-principe: Waarom één groot tekstbestand de sleutel kan zijn tot productiviteit

In een wereld vol geavanceerde productiviteitsapps, complexe taakbeheersystemen en digitale kennisbanken, voelt het bijna tegendraads om te pleiten voor een aanpak die zo eenvoudig is als het bijhouden van één groot tekstbestand. Toch is dat precies wat het OBTF-concept (One Big Text File) voorstelt. Deze minimalistische benadering van persoonlijk kennisbeheer en productiviteit wint stiekem terrein onder digitale minimalisten, schrijvers en professionals die vermoeid zijn geraakt van constante systeemwisselingen.

Wat is OBTF eigenlijk?

Het OBTF-concept is precies wat de naam suggereert: al je gedachten, taken, notities, ideeën en projecten bijhouden in één enkel tekstbestand. Geen complexe mappenstructuren, geen tags, geen relaties, geen uitgebreide metadata of speciale syntax. Gewoon platte tekst in één bestand waar je doorheen kunt scrollen, zoeken en bewerken. De eenvoud is zowel het middel als het doel.

Een typisch OBTF-bestand begint vaak met de meest recente notities bovenaan, als een soort omgekeerd chronologisch dagboek. Sommige gebruikers voegen datumkoppen toe, anderen scheiden secties met simpele streepjes of asterisken. De structuur blijft minimaal en moeiteloos, wat een van de grootste sterke punten is.

OBTF versus Getting Things Done (GTD)

Het GTD-systeem van David Allen heeft productiviteitsliefhebbers jarenlang geholpen hun taken te organiseren via een methodische aanpak van vastleggen, verwerken, organiseren, beoordelen en uitvoeren. Hoewel effectief, vereist GTD een aanzienlijke investering in tijd en discipline om het systeem te onderhouden.

Waar GTD uitblinkt in het ordenen en categoriseren van taken in verschillende contexten en lijsten, biedt OBTF een andere kijk. In plaats van je gedachten en taken te verspreiden over meerdere lijsten, verzamelt OBTF alles op één plek. Dit elimineert direct een van de grootste valkuilen van GTD: het constante onderhoud van verschillende takenlijsten en categorieën.

Het grote voordeel van OBTF ten opzichte van GTD is de verminderde cognitieve belasting. Er zijn geen beslissingen nodig over waar iets moet worden opgeslagen of tot welke categorie het behoort. Je schrijft het gewoon op, meestal bovenaan het bestand, en daar blijft het tot je het afhandelt of verwijdert. Deze directheid en eenvoud zorgt ervoor dat er minder wrijving is tussen het hebben van een gedachte en het vastleggen ervan.

OBTF versus het Second Brain-concept

Het concept van een “Second Brain”, gepopulariseerd door Tiago Forte, is een uitgebreid systeem voor het verzamelen, organiseren en hergebruiken van digitale informatie. Het is een rijk ecosysteem van notities, met koppelingen tussen gerelateerde ideeën, tags voor makkelijke ontdekking, en een uitgebreid systeem van mappen en projecten.

Hoewel het Second Brain-concept krachtig is voor diepgaand kennisbeheer, lijdt het aan complexiteit. Gebruikers besteden vaak meer tijd aan het onderhouden en organiseren van hun systeem dan aan het daadwerkelijk gebruiken van de opgeslagen kennis. Het vereist ook een zekere mate van discipline en consistentie in tagging, categoriseren en linken.

OBTF daarentegen omarmt wat sommigen “productieve wanorde” noemen. Door alles in één bestand te houden, hoef je niet constant te beslissen waar nieuwe informatie moet worden opgeslagen of hoe het moet worden gecategoriseerd. Het resultaat is een organisch groeiend document dat je eigen denkproces weerspiegelt, in plaats van een kunstmatig opgelegd organisatorisch systeem.

Een onverwacht voordeel van OBTF is hoe het serendipiteit bevordert. Wanneer je door je tekstbestand scrollt op zoek naar een specifiek stukje informatie, kom je regelmatig andere gedachten en ideeën tegen die je misschien was vergeten. Deze toevallige herontdekkingen kunnen leiden tot nieuwe inzichten en verbindingen die je anders misschien gemist zou hebben in een strak georganiseerd systeem.

De psychologische voordelen van OBTF

De grootste kracht van OBTF ligt misschien wel in de psychologische voordelen. In onze huidige digitale omgeving worden we constant geconfronteerd met keuzes: welke app moeten we gebruiken, hoe moeten we onze bestanden organiseren, welk systeem past het beste bij onze workflow? Deze constante besluitvorming leidt tot wat psychologen “beslissingsmoeheid” noemen.

OBTF elimineert deze vermoeidheid door de keuzes drastisch te beperken. Er is slechts één plek om informatie vast te leggen, één bestand om te raadplegen. Deze extreme vereenvoudiging zorgt voor mentale rust en stelt je in staat om je te concentreren op de inhoud in plaats van het systeem.

Daarnaast biedt de fysieke beperking van één bestand een verrassend voordeel: het dwingt tot selectie en recensie. Anders dan bij oneindige notitiesystemen waar je eindeloos nieuwe documenten kunt aanmaken, moet je in een OBTF vroeg of laat door je bestand scrollen en beslissen wat nog steeds relevant is. Dit regelmatige contact met oudere notities zorgt voor een natuurlijk review-proces, iets wat in complexere systemen vaak ontbreekt of expliciet moet worden ingepland.

Praktische implementatie van OBTF

De implementatie van OBTF is verbluffend eenvoudig. Je hebt alleen een tekstverwerker nodig die met platte tekst kan omgaan. Populaire keuzes zijn Notepad, TextEdit, Vim, Emacs, of zelfs gespecialiseerde teksteditors als Sublime Text of VS Code. Het bestandsformaat (.txt) is toekomstbestendig en kan op vrijwel elk apparaat worden geopend.

Voor effectief gebruik van OBTF zijn er enkele praktische tips:

Begin elke nieuwe invoer met de datum of een andere tijdsindicator. Dit geeft enige structuur en maakt het makkelijker om later te zoeken.

Gebruik de zoekfunctie van je tekstverwerker (meestal Ctrl+F of Cmd+F) om specifieke informatie te vinden. Dit is vaak sneller dan door een ingewikkeld getagd systeem navigeren.

Maak regelmatig een back-up van je bestand. Omdat al je informatie in één bestand staat, is het extra belangrijk om het veilig te houden.

Overweeg om af en toe “opruiming” te houden door oude, niet meer relevante notities te verwijderen of te archiveren.

Als je bestand echt te groot wordt (wat zelfs bij intensief gebruik jaren kan duren), overweeg dan om oudere inhoud naar een archiefbestand te verplaatsen.

Wanneer OBTF misschien niet de beste keuze is

Hoewel OBTF veel voordelen biedt, is het geen universele oplossing. Voor teams die samen moeten werken aan projecten is een gezamenlijk toegankelijk systeem waarschijnlijk nuttiger. Voor visuele denkers mist OBTF de mogelijkheid om complexe relaties tussen ideeën te visualiseren. En voor wie dagelijks met grote hoeveelheden onderzoeksmateriaal werkt, kan een meer gestructureerd systeem beter geschikt zijn.

Maar zelfs in deze gevallen kan OBTF dienen als een persoonlijke aanvulling – een plek voor snelle gedachten, dagelijkse reflecties en taken die buiten het formele systeem vallen.

Resume

In een digitale cultuur die voortdurend meer complexiteit en features promoot, staat OBTF als een baken van eenvoud. Het herinnert ons eraan dat productiviteit en kennisbeheer niet altijd de nieuwste, glimmendste tools vereisen, maar soms juist gebaat zijn bij een stap terug naar het fundamentele: woorden op een pagina.

De OBTF-methode is meer dan alleen een technische keuze; het is een filosofie die suggereert dat onze beste ideeën en meest productieve momenten voortkomen uit eenvoud en focus, niet uit complexe systemen en constante optimalisatie.

Dus voordat je investeert in die nieuwe productiviteitsapp of begint aan het opzetten van een uitgebreid Second Brain-systeem, overweeg eens de elegante eenvoud van één groot tekstbestand. Je zou verrast kunnen zijn door hoe bevrijdend en effectief deze minimalistische aanpak kan zijn.