Dossier e-mail: beknopt is beter!
E-mail is begin jaren negentig van de vorige eeuw opgekomen. Elektronische post. Hierdoor werd alles – zeker in logistieke zin – een stuk efficiënter. En juist ook in die tijd kreeg het vervaardigingsproces van brieven een efficiencyboost. Met WordPerfect en later met Word maakten we onze brieven zelf. En die brieven verzonden we dan per mail. In de loop van de tijd zijn we de teksten van de brieven als platte tekst in onze mails zetten. We boekten met deze stappen enorme tijdwinst.
Maar doordat we zo makkelijk documenten konden vervaardigen en verzenden, bedolven we elkaar onder e-mails. We hebben nog even gedacht dat e-mail zou verdwijnen met de opkomst van sociale media als Twitter, Yammer en Whatsapp. Maar niets is minder waar. Zeker voor (kennis)professionals en zzp’ers is het aantal e-mails dat ze dagelijks in hun inbox krijgen de afgelopen jaren enorm gestegen. Er zijn zelfs collega’s die uitgeschakeld zijn vanwege een inbox-burnout. Dat mag natuurlijk niet gebeuren.
E-mailstatistieken
Even mijn eigen e-mailstatistieken voor 2016. Ik heb – afgerond – 7500 e-mails ontvangen. Daarvan doe ik – behalve ze lezen – met 2/3e niets. Dat kost me gemiddeld ongeveer een halve minuut. Met 1/3e moet ik wel iets. Er wordt om een reactie teruggevraagd. Ik moet iets aanvullen in een stuk (kan natuurlijk ook anders, maar toch…). Ik moet iets in een takenlijst opnemen. Verzin het maar. Dit kost me gemiddeld 3 minuten per mail. Alles bij elkaar opgeteld, ben ik op jaarbasis ongeveer 166 uur aan e-mailverwerking kwijt. Dat is een halve dag per week. Vandaar ook mijn stelling: e-mail verwerken is ook gewoon werken! En dat moeten we niet als tijdsverspilling zien, maar – zoals we in de eerste alinea van deze blog lazen – juist als efficiencywinst.
Vorm en lengte
Dat brengt me bij de vorm van e-mail. En meer specifiek de lengte en beleefdheidsrituelen van een e-mail. En dit is geen wetenschap, het is ook niet op onderzoek gebaseerd, maar het is mijn eigen ervaring uit de praktijk van alledag.
Ten eerste: denk goed na over het onderwerp van je mail. Althans, hoe je het onderwerp gaat omschrijven. Dat maakt of een mail snel of minder snel gelezen wordt.
Dat je een mail met “beste” of “geachte” begint, stamt natuurlijk nog uit de tijd van de fysieke brief. Ik kan me voorstellen dat er mensen zijn die hechten aan deze beleefdheidsvorm, maar strikt genomen is dat voor een e-mail wat mij betreft niet nodig. De afsluitingsrituelen zijn wat mij betreft al helemaal niet nodig. De afzender is genoegzaam bekend. Die staat namelijk al in de afzenderregel van de e-mail zelf. Dan de lengte van een e-mail. Hierbij is mijn devies: hou het zo kort mogelijk, waarbij ik geen gouden regel van het aantal zinnen kan geven. In de wereld van (kennis)professionals en zzp’ers is men juist door die stortvloed aan e-mails bedreven geraakt in het snel scannen van binnengekomen e-mails. En ik geef je op een briefje dat lange mails of niet of slecht gelezen worden. Beknopte e-mails worden beter gelezen. En eerder. En mocht je mail toch wat langer worden, hou deze dan overzichtelijk en scanbaar door het gebruik van tussenkopjes in je e-mail.
Geen doel op zich
Dus als je echt meerdere alinea’s nodig hebt, dan is een telefoontje of fysiek contact als alternatief, zwaar te overwegen. Een e-mail is een bedrijfsvoeringsmiddel net als de telefoon dat is en nooit een doel op zich.
